275 interrupções por dia: o que a IA já tira da agenda do gestor e o que ainda depende dele
Estudos de Harvard, MIT e Microsoft mostram quanto tempo a tecnologia devolve a quem lidera, e onde ela ainda erra
RESUMO | Profissionais são interrompidos a cada dois minutos no horário comercial, segundo a Microsoft. Estudos de MIT e Harvard mostram que a IA generativa reduz de 25% a 40% o tempo de tarefas de escrita e análise, como e-mails, atas e relatórios. Fora do que domina, porém, a tecnologia aumenta a chance de erro, e decidir o que delegar segue com o gestor.
O gestor brasileiro conhece bem a rotina: a agenda começa cheia, termina atrasada e, no meio do caminho, o trabalho que realmente importa fica para depois do expediente.
Os dados confirmam a sensação. Segundo a Microsoft, no horário comercial os profissionais são interrompidos a cada dois minutos por reuniões, e-mails ou mensagens, o que soma 275 interrupções por dia entre os usuários mais demandados, considerando as 24 horas.
É justamente nesse território, feito de reuniões, relatórios e caixas de entrada, que a inteligência artificial generativa mostra hoje seus ganhos mais concretos. Pesquisas controladas indicam reduções de 25% a 40% no tempo de tarefas de escrita e análise.
O ganho, porém, não é automático: depende de o líder saber o que delegar à máquina e o que manter sob o próprio julgamento.
A agenda que o gestor não controla
O volume de comunicação virou uma segunda jornada. Em média, cada profissional recebe 117 e-mails por dia, e a maioria é lida por menos de um minuto. Soma-se a isso uma média de 153 mensagens no Teams por dia útil.
A percepção de caos é maior no topo. A pesquisa do Work Trend Index mostra que 48% dos funcionários e 52% dos líderes sentem o trabalho caótico e difícil de administrar.
Nas reuniões, o peso também cresce com o cargo. Levantamento da Fellow, que analisou dados de mais de 30 mil empresas, aponta que gerentes e diretores passam cerca de 13 horas por semana em reuniões. É quase um terço da semana antes de qualquer decisão ser tomada.
E-mail: onde o ganho já foi medido
A escrita profissional é a área com evidência mais sólida. Em um experimento pré-registrado com 453 profissionais com ensino superior, pesquisadores do MIT deram acesso ao ChatGPT a metade do grupo para tarefas de escrita típicas de cada ocupação. O tempo médio caiu 40% e a qualidade do texto subiu 18%. O estudo foi publicado na revista Science, em 2023.
Os autores fazem uma ressalva importante para quem pensa em aplicar o resultado na rotina. As tarefas do experimento não exigiam precisão factual nem conhecimento do contexto da empresa ou das preferências de um cliente. Um dos pesquisadores, Shakked Noy, reconhece que o ganho de velocidade tende a ser menor no mundo real, porque é preciso checar informações e escrever os comandos.
Para o gestor, a lição é prática: a IA acelera o rascunho do e-mail delicado, da resposta ao cliente ou do comunicado à equipe. O tom final e a checagem continuam sendo dele.
Reunião: da ata ao próximo passo
Na reunião, a IA atua antes, durante e depois. Ferramentas de transcrição já registram a conversa, resumem decisões e listam responsáveis por cada encaminhamento, tarefa que costumava consumir a meia hora seguinte ao encontro.
O ganho maior, no entanto, está em outra pergunta: esta reunião precisava existir? Quando a pauta, o resumo de materiais e a atualização de status podem ser preparados por IA e compartilhados por escrito, parte dos encontros semanais perde a razão de ser.
Relatório: mais rápido, mas nem sempre certo
O estudo mais citado sobre IA no trabalho executivo foi conduzido pela Harvard Business School com a consultoria Boston Consulting Group (BCG). Os pesquisadores acompanharam 758 consultores em 18 tarefas realistas de consultoria.
O grupo com acesso ao GPT-4 concluiu 12,2% mais tarefas, trabalhou 25,1% mais rápido e entregou resultados de qualidade 40% superior.
O mesmo estudo trouxe o alerta que interessa a quem lidera. Os autores descreveram as capacidades da IA como uma "fronteira tecnológica irregular": fora dela, as respostas da máquina podem ser imprecisas e até piorar o desempenho humano. Em tarefas fora dessa fronteira, os consultores que usaram IA tiveram 19 pontos percentuais a mais de chance de chegar a uma solução errada.
Na prática, a IA organiza números, estrutura apresentações e sugere análises com rapidez. Saber quando a resposta parece convincente, mas está errada, segue sendo uma competência humana.
O que continua na mesa de quem lidera
A tendência é que o papel do gestor mude de natureza. No Work Trend Index 2025, os líderes afirmam esperar que suas equipes estejam treinando (41%) e gerenciando (36%) agentes de IA dentro de cinco anos. Para 82% deles, este é o momento de repensar aspectos centrais da estratégia e das operações.
O tempo devolvido pela tecnologia só vira resultado quando é reinvestido em decisão, desenvolvimento do time e prioridades da área. Sem esse critério, a agenda volta a encher, agora com mais velocidade.
Da ferramenta ao método
Usar IA para escrever um e-mail é o começo. Transformar esse uso em rotina da área, com critérios claros sobre o que automatizar e o que revisar, exige outro repertório.
É esse o foco do Programa ExecutivoGestão e Estratégia com IA, o Pós-MBA da Saint Paul para gerentes, heads e líderes de projetos. São seis encontros, presenciais ou ao vivo remotos, com início em 17 de outubro.
A inteligência artificial pode redesenhar a agenda do gestor. Decidir o que colocar no espaço que sobra continua sendo trabalho de liderança.
O que é o programa Gestão e Estratégia com IA, da Saint Paul?
É o Programa Executivo Pós-MBA da Saint Paul para líderes que precisam incorporar a inteligência artificial à estratégia e à gestão. O foco é transformar o uso da tecnologia em processos mais eficientes, equipes preparadas e resultados para o negócio.
Para quem o programa Gestão e Estratégia com IA é indicado?
O programa é voltado a gerentes, heads, coordenadores experientes e líderes de projetos e processos. Empreendedores e consultores seniores que aplicam IA em negócios e clientes também fazem parte do público.
É preciso atuar na área de tecnologia para fazer o programa?
Não. A formação busca desenvolver a capacidade de aplicar a IA no contexto que o participante lidera, e não formar especialistas em tecnologia.
Quando começa e como funciona o programa?
A primeira turma começa em 17 de outubro, com seis encontros presenciais ou ao vivo remotos. São 72 horas de formação, sendo 48 horas em sala e 24 horas de atividades individuais.
O que o participante aprende no programa Gestão e Estratégia com IA?
O conteúdo inclui mapeamento de oportunidades com IA, dados, IA responsável, ferramentas generativas, desenvolvimento de agentes e produtividade pessoal. O programa também trata de gestão da mudança, cultura e preparação das equipes, com metodologia baseada em prática e casos reais dos participantes.
Quem são os professores do programa?
O corpo docente inclui Adriano Mussa, reitor da Saint Paul e pós-PhD em IA pela Columbia University, e Marcos Paulo Sanchez, CTPO da EXAME e da Saint Paul. Também dão aulas Keitiline Viacava, Ricardo Freitas Silveira e Viviane Penhalbel, com experiência em decisão, direito digital e transformação organizacional.