57% do tempo de trabalho é gasto em reuniões, e-mails e chats; veja como a IA pode mudar isso
Estudo da Microsoft mostra quanto do expediente é consumido por comunicação e aponta como ferramentas de IA podem automatizar tarefas repetitivas
Um profissional pode passar mais da metade do expediente respondendo mensagens, participando de reuniões e lidando com e-mails. É o que aponta o Work Trend Index, estudo da Microsoft baseado em dados agregados do Microsoft 365.
Segundo a pesquisa, 57% do tempo de trabalho dos usuários analisados é dedicado à comunicação, enquanto os outros 43% ficam para atividades de criação, como documentos, planilhas e apresentações.
Em vez de substituir o trabalho, a inteligência artificial pode atuar justamente nas tarefas que antecedem ou acompanham essas atividades, como organizar informações, resumir conteúdos e preparar materiais.
Onde a inteligência artificial pode economizar tempo
Um dos usos mais diretos está no tratamento de informações. Uma ferramenta de IA pode receber uma reunião transcrita e transformar a conversa em um resumo com decisões, pendências e próximos passos.
O mesmo princípio vale para documentos extensos. Em vez de ler dezenas de páginas para localizar uma informação específica, o profissional pode utilizar uma ferramenta de IA para resumir, comparar ou localizar dados no material.
Outra possibilidade está nos e-mails e chats. A IA pode ajudar a classificar mensagens, identificar prioridades e criar rascunhos de respostas, deixando para o profissional a revisão e a decisão sobre o que será enviado.
O problema não está apenas nas reuniões
O volume de comunicação também aumentou. Dados de telemetria da Microsoft indicam que os profissionais são interrompidos, em média, a cada dois minutos durante o horário de trabalho por reuniões, e-mails ou mensagens.
Em outro levantamento de 2025, a empresa identificou uma média superior a 100 e-mails e 150 mensagens do Microsoft Teams recebidos diariamente pelos funcionários analisados.
Nesse cenário, a IA pode funcionar como uma camada de organização entre o profissional e o excesso de informação. A tecnologia pode, por exemplo:
- resumir reuniões e documentos;
- transformar conversas em listas de tarefas;
- identificar informações importantes em arquivos;
- criar primeiros rascunhos de textos;
- organizar dados para análise;
- responder perguntas sobre documentos internos.
O que muda na rotina profissional
O impacto tende a aparecer principalmente nas tarefas de preparação, organização e execução de atividades repetitivas. Isso não significa que a ferramenta deva tomar decisões sozinha.
Em atividades profissionais, revisão humana continua necessária, especialmente quando há informações estratégicas, dados financeiros, questões jurídicas ou decisões que afetam outras pessoas.
A própria Microsoft aponta uma evolução do uso da IA como assistente para sistemas capazes de executar tarefas específicas sob orientação humana. No relatório de 2025, a empresa descreve esse movimento como uma transição para equipes que combinam profissionais e agentes de IA.
Para o profissional, a mudança pode estar menos em trabalhar mais rápido em cada tarefa e mais em reduzir o trabalho operacional que ocupa partes do expediente.