Apps de produtividade grátis em 2026: o que ainda vale sem assinatura

RESUMO ＋

É possível organizar tarefas, compromissos, notas e projetos sem pagar assinatura em 2026. Microsoft To Do, Google Tasks, Todoist, Notion, Trello, OneNote e Obsidian oferecem planos gratuitos, mas impõem limites principalmente em projetos, colaboração, armazenamento, automações e recursos de inteligência artificial. Veja o que cada app oferece e qual combinação faz mais sentido para diferentes perfis.

Organizar a semana sem pagar assinatura continua possível em 2026. Os apps de produtividade grátis mais conhecidos, como Microsoft To Do, Google Tasks, Todoist, Notion e Trello, mantêm planos gratuitos sem prazo de validade. Os recursos de IA, porém, ficam de fora ou dentro de uma cota mensal, além das automações e colaboração em equipe, que viraram o principal argumento dos planos pagos.

A procura por esse tipo de app acompanha uma rotina mais fragmentada. O Work Trend Index 2025, da Microsoft, ouviu 31 mil trabalhadores em mais de 30 países e registrou até 275 interrupções por dia causadas por reuniões e mensagens. Na mesma pesquisa, 80% dos entrevistados disseram não ter tempo ou energia suficientes para dar conta do trabalho.

O que os planos gratuitos ainda oferecem?

Criar tarefas com lembrete e sincronizar os dados entre celular e computador seguem liberados em todos os apps desta lista. Os limites aparecem em outros pontos: número de projetos ou quadros, histórico de alterações curto, anexos de até 5 MB ou 10 MB e acesso restrito aos recursos de IA. Para quem organiza a vida pessoal ou trabalha sozinho, esses limites costumam passar despercebidos. Eles pesam para quem coordena equipes ou depende de IA todos os dias.

Quais são os melhores apps de produtividade grátis?

Microsoft To Do

O Microsoft To Do é gratuito para qualquer conta pessoal da Microsoft e não tem plano pago. Ele reúne listas separadas, tarefas recorrentes, subtarefas e lembretes, com versões para Windows, Android, iPhone e navegador.

O recurso Meu Dia começa vazio toda manhã e obriga o usuário a escolher o que entra na agenda daquele dia. A integração com o Outlook transforma e-mails sinalizados em tarefas, o que favorece quem já usa Outlook ou Microsoft 365.

Google Tasks e Google Keep

O Google Tasks funciona dentro do Gmail e do Google Agenda. Um e-mail pode virar tarefa com data de entrega, que passa a aparecer no calendário. Faltam filtros e organização por projetos, o que o torna mais adequado para listas simples.

O Google Keep cumpre outro papel: capturar ideias rápidas. Ele aceita notas de texto, listas de verificação, fotos e gravações de voz com transcrição, além de lembretes por data. O app é gratuito, mas parte dos recursos com Gemini depende de planos pagos do Google.

Todoist

O plano gratuito do Todoist, chamado Beginner, permite cinco projetos ativos, três filtros personalizados, uma semana de histórico e anexos de até 5 MB, segundo a página de limites de uso da empresa. O app entende datas escritas em linguagem natural, como "reunião sexta às 10h".

O recurso de ditado por voz Ramble, que converte fala em tarefas, tem dez sessões por mês no plano gratuito, renovadas no dia 1º. Prazos e durações ditados são ignorados nessa versão. O plano Pro amplia o limite para 300 projetos e libera o Ramble sem cota.

Notion

O Notion é gratuito sem limite de páginas e blocos para quem usa o espaço sozinho. As restrições do plano gratuito são arquivos de até 5 MB, histórico de páginas de sete dias e até dez convidados externos.

Ao adicionar um segundo membro ao espaço de trabalho, volta a valer o teto de mil blocos. O Notion AI aparece como teste limitado nos planos Free e Plus; o acesso completo à IA fica no plano Business.

Trello

O Trello organiza tarefas em quadros com colunas e cartões, no formato kanban. O plano gratuito libera cartões ilimitados, mas limita cada área de trabalho a dez quadros e dez colaboradores, conforme o suporte da Atlassian.

As automações somam 250 execuções por mês, e cada anexo pode ter até 10 MB. Visualizações em calendário e linha do tempo exigem plano pago.

OneNote e Obsidian

O OneNote funciona como caderno digital, dividido em cadernos, seções e páginas. É gratuito e sincroniza pelo OneDrive, o que o torna uma opção para anotações de aula e registros longos, como entrevistas.

O Obsidian guarda as notas em arquivos Markdown no próprio aparelho e permite conectá-las por links. O app é gratuito; sincronização oficial e publicação na web são cobradas à parte. A curva de aprendizado é maior que a dos concorrentes.

Qual combinação de apps funciona para cada perfil?

Montar um conjunto gratuito costuma exigir dois ou três apps que conversam entre si:

• Quem usa Gmail e Android: Google Tasks para tarefas, Google Agenda para compromissos e Google Keep para notas rápidas;
• Quem usa Outlook e Windows: Microsoft To Do, calendário do Outlook e OneNote;
• Quem gerencia vários projetos pessoais: Todoist para prazos e Notion para pesquisa e documentos;
• Equipes de até dez pessoas: Trello para acompanhar etapas e Google Drive ou OneDrive para arquivos.

A IA dos apps de produtividade gratuitos é ilimitada?

Não. No Todoist, o Ramble tem dez sessões mensais no plano gratuito. No Notion, a IA funciona como teste limitado. No Google Keep, parte dos recursos com Gemini depende de assinatura.

Uma alternativa sem custo é usar assistentes gratuitos, como ChatGPT, Claude, Gemini ou Microsoft Copilot, para transformar anotações soltas em uma lista de tarefas e depois copiar o resultado para o gerenciador. No Brasil, 32% dos usuários de internet, cerca de 50 milhões de pessoas, já usaram IA generativa, segundo a TIC Domicílios 2025, do Cetic.br.

O resultado precisa de revisão. A IA pode errar datas e nomes ou criar tarefas que não existem, e documentos sigilosos não devem ser enviados a serviços cuja política de dados o usuário desconhece.

Quando vale a pena pagar a assinatura?

A assinatura faz sentido quando um limite do plano gratuito bloqueia uma necessidade frequente. Os casos mais comuns são passar de cinco projetos no Todoist, precisar de mais de dez quadros ou colaboradores no Trello, colaborar em equipe no Notion ou usar IA todos os dias.

Os planos pagos são cobrados em dólar, e o valor em reais varia conforme o câmbio e o IOF. O Trello Standard custa US$ 5 por usuário ao mês no plano anual, e o Notion Plus sai por US$ 10 por usuário ao mês na mesma modalidade.

---