Burocracia financeira toma 9 horas por semana dos pequenos empreendedores, aponta estudo

O dono de um pequeno negócio no Brasil dedica, em média, nove horas por semana a tarefas financeiras e burocráticas, como pagamentos, cobranças, emissão de notas fiscais e conferência de recebimentos. Projetada para um ano, essa rotina soma 468 horas.

O custo aparece também no que fica pelo caminho: 85% dos empreendedores dizem ter deixado de realizar alguma atividade importante para o crescimento ou a saúde do negócio nos três meses anteriores à pesquisa por causa da sobrecarga.

Os dados são do estudo “Tempo é dinheiro: quanto a burocracia financeira custa ao pequeno negócio brasileiro”, realizado pela Bridge Research a pedido do Nu Empresas, área do Nubank voltada às pessoas jurídicas.

O levantamento ouviu 1.200 donos de pequenos negócios, clientes e não clientes da instituição. Os resultados foram apresentados na manhã desta quinta-feira, 8, na sede do banco, em São Paulo, em um encontro com representantes da empresa de pesquisa e do Sebrae.

O planejamento foi a atividade mais frequentemente deixada de lado: 37% dos entrevistados disseram não ter planejado o crescimento da empresa para o ano seguinte por estarem ocupados com burocracia. Investir em divulgação e dedicar mais tempo aos clientes atuais também ficaram entre as principais renúncias. 

“O problema não é só o tempo gasto com burocracia, é o que os empreendedores deixam de fazer com ele”, afirma Maximiliano Damian, vice-presidente do Nu Empresas. 

Quais tarefas mais consomem o tempo do empreendedor

O peso da rotina financeira varia conforme o porte e a atividade. Entre os microempreendedores individuais, a dedicação média é de oito horas por semana. Nas micro e pequenas empresas, chega a dez. No recorte por tipo de operação, comércio e varejo registram 11 horas, ante oito horas entre escritórios e consultórios. 

As obrigações fiscais e tributárias lideram a lista de atividades que mais consomem tempo, citadas por 43% dos entrevistados. Depois aparecem o controle de entradas e saídas, com 41%, e a emissão de notas fiscais, com 40%. A gestão do fluxo de caixa foi mencionada por 37%, e a conciliação de recebimentos — a conferência de que o dinheiro das vendas entrou na conta —, por 30%. A pergunta permitia selecionar mais de uma atividade. 

A conta, portanto, não se limita às exigências tributárias. Inclui também rotinas de acompanhamento do dinheiro e de organização da operação que continuam ocupando a agenda de quem precisa vender, atender e planejar. 

O que a empresa deixa de fazer quando a agenda está cheia

Além do planejamento, 35% dos empreendedores disseram ter deixado de investir em divulgação ou marketing nos três meses anteriores ao levantamento. A mesma proporção afirmou não ter dedicado mais tempo aos clientes atuais. Outros 33% deixaram de participar de cursos, treinamentos ou eventos do setor, e 21% não lançaram um novo produto ou serviço.  

As respostas mostram como a sobrecarga alcança tanto a busca por novas receitas quanto o relacionamento com quem já compra da empresa. Entre os entrevistados, 45% concordaram com a afirmação de que já perderam oportunidades de negócio enquanto resolviam questões burocráticas e financeiras. 

Há também um efeito sobre o bem-estar: 53% disseram que o tempo dedicado a essas tarefas causa estresse e ansiedade. E 68% acreditam que o negócio seria mais lucrativo se tivessem menos burocracia para resolver. Esse último resultado expressa a percepção dos empresários, não uma estimativa de aumento do lucro. O levantamento não calcula, em reais, a receita perdida ou o retorno financeiro de uma eventual redução dessas tarefas. 

Por que vender no digital não significa ter uma gestão digital

O uso de meios digitais para receber pagamentos convive com controles financeiros feitos em ferramentas tradicionais. Segundo a pesquisa, 85% dos pequenos negócios recebem por Pix. Ao mesmo tempo, 53% gerenciam o fluxo de caixa e os controles financeiros em planilhas, e 23% usam papel ou caderneta. Softwares de gestão aparecem em 19% das respostas. Os entrevistados podiam indicar mais de uma ferramenta.

A diversidade de formas de pagamento acrescenta outra camada à administração. Os negócios pesquisados operam, em média, com três meios de recebimento diferentes; no comércio, são quase quatro. Na análise do estudo, a convivência entre canais, com seus respectivos extratos, prazos e taxas, ajuda a explicar o trabalho necessário para conferir as entradas de dinheiro.

A diferença entre receber digitalmente e organizar as informações aparece também nos relatórios: apenas 19% dos entrevistados têm algum relatório financeiro automatizado. A digitalização da venda, assim, não se traduz necessariamente em uma gestão igualmente automatizada.

Onde a inteligência artificial já ajuda os pequenos negócios

A inteligência artificial já foi experimentada por 66% dos donos de negócios ouvidos. Entre os que utilizaram a tecnologia, 68% recorreram a ela para criar textos, publicações ou conteúdo, e 63% para produzir imagens, artes ou vídeos. O uso em tarefas financeiras ou administrativas é menor: 30% desse grupo.

Isso não significa que os usuários não percebam resultados. Entre os empreendedores que já usaram IA, 59% afirmam que ela reduziu claramente o tempo e o esforço. Mas os dados mostram uma adoção mais concentrada na comunicação do que na organização financeira.

Para Valdir Oliveira, gerente nacional de crédito e capitalização do Sebrae, a utilidade da tecnologia depende de sua compreensão e aplicação à realidade da empresa. No painel, ele citou usos em atendimento, marketing digital, organização financeira e gestão de agendas. “A tecnologia precisa ser melhor compreendida para ser melhor utilizada”, afirmou.

Como a falta de caixa chega ao bolso do dono

A pesquisa também mostra a proximidade entre as finanças pessoais e as empresariais. Quando falta dinheiro no caixa, 26% dos entrevistados recorrem à reserva pessoal, e 11% ao cartão de crédito da pessoa física. Ao apontar os apoios de que mais precisam, 46% mencionam ajuda para separar o dinheiro do dono dos recursos da empresa.

A necessidade de planejamento financeiro, porém, não aparece apenas nos momentos de dificuldade. Renato Trindade, CEO da Bridge Research, observou no encontro que até a conquista de um cliente maior do que o esperado pode trazer novas demandas de crédito e organização para um pequeno negócio.

Oliveira defendeu que o acesso a financiamento seja acompanhado de orientação, no modelo que o Sebrae chama de crédito assistido. Na avaliação dele, a decisão não deve partir apenas do limite oferecido pela instituição financeira: o empreendedor precisa compreender a necessidade do negócio e a finalidade do dinheiro antes de contratar.

Como transformar tempo disponível em crescimento

Na hipótese apresentada pela pesquisa de que o banco automatizasse todas as rotinas de pagamentos e cobranças, metade dos entrevistados disse que dedicaria o tempo liberado à estratégia de vendas e crescimento. Outros 49% buscariam novos clientes e mercados, enquanto 46% investiriam em melhorar o produto ou serviço. Descansar ou passar mais tempo com a família foi uma das respostas de 41%. A questão admitia múltiplas escolhas.

Para Oliveira, liberar horas é apenas uma parte do desafio. É preciso transformar essa disponibilidade em produtividade, com melhorias na gestão, no atendimento e nas vendas. E isso nem sempre exige uma nova tecnologia. “Inovar é uma nova forma de olhar”, disse. Como exemplo, citou uma padaria que busca se diferenciar pelo atendimento, em vez de competir apenas no preço do pão com o supermercado vizinho. 

Na avaliação do dirigente, o resultado deve aparecer no desempenho do negócio, e não apenas na quantidade de tarefas automatizadas. O desafio é usar melhor o tempo do empreendedor e da equipe para aumentar a produtividade — justamente o que a rotina operacional acaba deixando em segundo plano.

A pesquisa foi realizada em painel on-line e incluiu 560 microempreendedores individuais e 640 donos de micro e pequenas empresas. A ficha técnica informa margem de erro de 2,8 pontos percentuais para o total da amostra.