Como a VOLL quer reduzir o trabalho por trás das viagens corporativas com IA agêntica

O mercado brasileiro de viagens e eventos corporativos movimentou cerca de R$ 102 bilhões no primeiro semestre de 2026, segundo levantamento da FecomercioSP em parceria com a Alagev. O resultado foi o maior da série histórica para o período.

O setor cresce, mas a gestão dessas viagens ainda impõe desafios às empresas. Aprovar reservas, conferir comprovantes e resolver imprevistos consome tempo das equipes antes e depois do embarque. Em operações com muitos profissionais em trânsito, essas tarefas se multiplicam e tornam mais trabalhoso manter os gastos sob controle.

É nessa rotina que a VOLL, uma das maiores agências de viagens corporativas da América Latina, decidiu colocar agentes de inteligência artificial para trabalhar.

A companhia existe desde 2017, mas agora apresenta uma evolução do modelo de negócio com uma nova plataforma que utiliza IA agêntica para automatizar tarefas como reservar hotéis e conferir despesas. A novidade chega a uma operação com mais de 850 mil usuários. A carteira de clientes inclui empresas como Itaú, Nubank, iFood, Danone e Vitru Educação.

Como a plataforma funciona

Na plataforma da VOLL, a empresa contratante define as regras e o grau de autonomia que pretende dar ao sistema. Pode definir, por exemplo, com quanta antecedência as passagens devem ser compradas, quais horários de voo são permitidos e quais tipos de conexão são aceitos. Os agentes de IA, por sua vez, seguem essas orientações ao executar as tarefas. Decisões que envolvem exceções ou julgamento, porém, permanecem com as equipes.

Os gestores também podem simular como a alteração de uma regra afetaria os gastos com viagens. Assim, conseguem avaliar o efeito sobre o orçamento antes de tomar a decisão.

Quando um pedido foge às regras da empresa, a plataforma mostra o motivo da exceção. A plataforma também pode avaliar separadamente os itens de uma mesma viagem. A passagem e a hospedagem podem receber tratamentos diferentes, conforme o que precisa ser aprovado.

O sistema encaminha ao responsável os casos que exigem uma decisão e reúne as informações para ajudá-lo a avaliar o pedido. As tarefas previsíveis e que não exigem julgamento externo podem ficar por conta da IA, dentro dos limites definidos pela empresa.

A empresa decide o que automatizar

Mas a IA agêntica não faz tudo sozinha. A empresa define quais tarefas podem ser feitas pela tecnologia, e o uso pode variar de uma viagem para outra. Um funcionário que visita com frequência a mesma cidade pode autorizar a reserva automática do hotel em que costuma ficar. Em uma viagem internacional mais complexa, as escolhas podem continuar sendo feitas pelo próprio viajante. Também é possível realizar todo o processo de forma manual.

Depois da reserva, os agentes continuam acompanhando as informações da viagem. Se houver uma alteração no voo, eles avisam o passageiro antes que ele precise procurar ajuda.

Se o caso exigir atendimento humano, o consultor recebe o histórico da conversa com a IA e as preferências do viajante. Assim, pode continuar o atendimento sem pedir que o passageiro repita as informações que já forneceu.

Conferência de todas as despesas

A área financeira passa a acompanhar pagamentos, comprovantes e reembolsos em um só lugar. Segundo a VOLL, os agentes de IA conferem 100% das despesas, dos pagamentos e dos comprovantes na plataforma. Com essa verificação automática, a equipe pode se concentrar nos casos que exigem atenção e dedicar tempo ao planejamento e à negociação.

Na Vitru Educação, um dos clientes da companhia, os ganhos começaram antes da chegada da IA. A digitalização de processos com a VOLL já havia reduzido o tempo de aprovação de viagens e o prazo de reembolso. Também havia diminuído o trabalho da equipe financeira com o cadastro de funcionários e a conferência dos valores adiantados aos viajantes.

Com os agentes, a conferência dos comprovantes passou a incluir o contato automático com os funcionários quando é preciso corrigir ou completar alguma informação.

Para as empresas, automatizar parte dessa rotina com IA pode aumentar a competitividade em um mercado que só cresce. A expectativa, segundo o Panorama das Travel Techs 2026, é de que o setor de viagens corporativas possa movimentar até R$ 160 bilhões ainda este ano. A projeção reforça o avanço do mercado de viagens corporativas.

“Hoje conseguimos ter 100% dos comprovantes verificados, inclusive com interação automática com os viajantes quando há necessidade de alguma correção ou informação adicional, sem intervenção humana durante grande parte do processo”, afirma Tiago Póvoa, diretor do centro de serviços compartilhados da Vitru Educação.

Outro uso é conferir se os hotéis estão cumprindo os acordos negociados com a empresa. Ao identificar uma diferença em relação ao que foi combinado, o sistema pode entrar em contato com o estabelecimento automaticamente.

“Não estamos apenas fazendo melhor aquilo que já fazíamos. Passamos a fazer coisas que antes simplesmente não conseguíamos fazer, diz Póvoa.