Ele largou a vida de executivo em gigantes para criar empresa de RH que cresceu 83% em um ano

Depois de mais de 25 anos como executivo de grandes empresas de tecnologia, o mineiro Flávio Costa conhecia de perto um problema que se repetia dentro dos departamentos de recursos humanos: no fim de cada mês, equipes inteiras passavam horas conferindo folhas de pagamento em planilhas, cruzando dados manualmente e tentando encontrar erros antes do fechamento.

Um cálculo errado poderia significar pagamento indevido, imposto a mais, retrabalho com contabilidade e jurídico ou até multas. Em companhias com milhares de funcionários, a tarefa ganhava outra dimensão.

Foi justamente essa dor que deu origem à Guardian RH.

A empresa nasceu de uma ideia, em 2018, para automatizar a conferência e a auditoria da folha de pagamento. Costa chegou inicialmente como investidor-anjo. Depois de acompanhar e orientar os sócios, decidiu deixar novamente a posição de executivo para assumir o papel de empreendedor.

“Eu era executivo de mercado há mais de 25 anos. Fui diretor executivo da Totvs durante 11 anos, trabalhei na SAP durante 13 e tive minha própria empresa de consultoria SAP, que depois vendi”, afirma.

“Eu estava como anjo da Guardian e fui mentorando os outros sócios até que ela deu uma estilingada e tomei a decisão de empreender novamente”, completa.

A aposta ganhou escala.

Em 2025, a Guardian RH registrou R$ 3,71 milhões de receita operacional líquida, ante R$ 2,02 milhões em 2024, crescimento de 83,2%. O desempenho colocou a companhia de Nova Lima, na Grande Belo Horizonte, na terceira posição entre as empresas da categoria de R$ 2 milhões a R$ 5 milhões do Ranking EXAME Negócios em Expansão 2026.

A companhia já atende mais de 120 empresas no Brasil e integra seu sistema a alguns dos principais softwares de gestão empresarial do mercado, entre eles SAP, Totvs, Senior, Sankhya e LG.

O problema escondido na folha de pagamento

A folha de pagamento é uma operação mensal, mas Costa costuma descrevê-la como um “ser vivo”. Todos os dias, funcionários entram e saem de férias, são admitidos ou desligados, recebem aumentos, mudam de função ou entram em afastamento. Cada uma dessas movimentações altera informações que posteriormente aparecem no fechamento da folha.

O problema, segundo ele, é que boa parte das conferências ainda acontece no fim do mês.

“Todo dia você tem uma folha diferente e o pessoal deixa para fazer isso no final do mês”, afirma.

É esse trabalho que a Guardian tenta automatizar. O software se conecta ao sistema de gestão do cliente e realiza mais de 900 conferências automáticas, segundo Costa. A checagem cobre informações relacionadas a férias, rescisões, salários, ponto, benefícios e outras obrigações do departamento pessoal.

A ideia é permitir que os problemas sejam identificados ao longo do mês, antes de os dados seguirem para a contabilidade.

“Se a empresa passa a utilizar o Guardian diariamente, ela basicamente tem uma ferramenta de previsibilidade e consegue fazer as conferências antes de mandar para a contabilidade”, diz.

A proposta também tenta atacar um risco financeiro concreto. Segundo Costa, erros podem gerar recolhimentos indevidos, pagamentos incorretos e autuações. Ele afirma que algumas multas relacionadas a irregularidades trabalhistas podem superar R$ 250 mil.

Uma assinatura que cresce junto com a folha

O modelo de negócios é SaaS, ou "software como serviço".

As empresas pagam uma assinatura cujo preço varia principalmente de acordo com a quantidade de funcionários cadastrados. Há faixas para companhias com mil, 2 mil, 3 mil funcionários e assim por diante.

Esse modelo ajuda a criar receita recorrente enquanto a Guardian amplia sua base de clientes.

Hoje são mais de 120 empresas atendidas em diferentes regiões do país. Costa afirma que a companhia vem praticamente dobrando de tamanho a cada ano e atribui parte da expansão à capacidade de funcionar com diferentes sistemas de gestão.

A Guardian é integrada a SAP, às soluções da Totvs, Senior, Sankhya e LG. Em operações menos complexas, a implantação também pode ser rápida. Costa afirma que, em alguns sistemas, uma nova instância pode estar funcionando em cerca de quatro horas, embora projetos com customizações extensas levem mais tempo.

Da conferência ao conserto do erro

A próxima etapa da empresa é fazer o sistema não apenas encontrar problemas, mas corrigi-los.

No Guardian 2.0, a companhia está incorporando agentes de inteligência artificial capazes de atuar diretamente sobre as informações do sistema de RH.

Antes, a plataforma identificava o erro e o funcionário do departamento pessoal precisava entrar no ERP para fazer o ajuste manualmente. A nova proposta é permitir que o próprio agente execute parte desse processo. 

Costa dá um exemplo simples: o sistema encontra funcionários com CPF ou dados bancários incorretos. O agente pode entrar em contato com o trabalhador pelo WhatsApp, solicitar o documento correto, validar a informação e atualizar o cadastro no ERP.

“Estamos eliminando boa parte do trabalho do analista de DP para deixar esse profissional fazer uma tarefa mais nobre, que é cuidar das pessoas, em vez de fazer esse trabalho manual”, afirma.

A empresa também criou o SmartBot, uma espécie de assistente de RH pelo WhatsApp.

Um funcionário pode perguntar como foi calculado seu holerite, verificar uma comissão ou solicitar férias. O sistema consulta os dados, conversa com o ERP e, dependendo da solicitação, encaminha a demanda ao gestor.

Como a Guardian usa IA

A inteligência artificial não está apenas no produto vendido aos clientes.

Costa diz que todos os funcionários da Guardian passaram por um programa de capacitação em ferramentas de IA. A companhia também começou a desenvolver internamente aplicações para tarefas que anteriormente poderiam exigir novas contratações ou fornecedores.

Entre os exemplos estão um portal do cliente, o CRM, dashboards financeiros e o Guardian People, sistema usado pelo próprio RH da empresa. Costa afirma ainda ter criado um SDR digital para prospecção comercial.

“Isso trouxe muito mais eficiência para os processos e redução de custo. Eu criei um SDR digital que faz prospecção para a gente e não precisei contratar um headcount adicional”, diz.

A integração já existente com os ERPs se tornou também uma peça importante nessa estratégia. Como o sistema da Guardian já acessa e confere os dados da folha, Costa argumenta que a empresa consegue construir agentes de IA sobre uma infraestrutura de segurança previamente desenvolvida.

“A integração virou um grande diferencial nosso”, afirma.

De executivo na ponte aérea a empreendedor remoto

O retorno ao empreendedorismo também mudou uma dimensão pessoal da vida do empresário. Na época em que ocupava cargos executivos, o trabalho incluía viagens frequentes. Ele conta que fazia semanalmente a ponte aérea para São Paulo, chegando a mudar de casa para morar mais perto do aeroporto.

Hoje, a Guardian funciona de forma 100% remota. A mudança permitiu algo que Costa diz ter sido difícil durante parte da carreira corporativa: estar presente na rotina das filhas.

“Hoje eu consigo buscar minhas filhas na escola, consigo fazer um esporte, ter um hobby depois do trabalho, encontrar os amigos eventualmente”, afirma. “Esse equilíbrio ficou muito melhor depois que passei a empreender.”

É uma mudança curiosa para quem voltou ao empreendedorismo justamente quando a empresa começou a acelerar.

Depois de uma carreira construída em algumas das maiores companhias de software empresarial do país, Costa agora tenta aplicar do outro lado da mesa aquilo que aprendeu durante mais de duas décadas: transformar um problema operacional recorrente em tecnologia capaz de ganhar escala.