Estados deixam substituição tributária antes da reforma e obrigam o varejo a refazer contas

A reforma tributária só começa a reduzir o Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS) em 2029. No entanto, uma das engrenagens mais conhecidas do imposto já está sendo desmontada pelos próprios estados. 

São Paulo, por exemplo, retirou mais de 400 mercadorias do regime de substituição tributária (ST), em cinco rodadas. A mais recente, em vigor desde 1º de outubro, alcançou 174 itens, entre autopeças, pneus, tintas, ferramentas e materiais elétricos. Em um dos anúncios, a Secretaria da Fazenda do Estado afirma que a ação “reforça a construção de um ambiente de negócios moderno e competitivo”.

O movimento não é só paulista. O Paraná tirou eletroeletrônicos, eletrodomésticos e celulares da ST em março, e o Distrito Federal deixou o protocolo que tratava de perfumaria e cosméticos.

Para o varejo, a mudança vem com uma promessa de simplificação – e também uma lista de tarefas como lição de casa.

Com as alterações, é preciso refazer a formação de preços, levantar o estoque comprado com imposto antecipado e acompanhar, produto a produto, o que mudou em cada estado. "Não é um problema tributário em si, mas sim de operacionalização", diz Cesar Ruotolo, tributarista e sócio do Silveira Advogados. "Pode ser que piore um pouco para melhorar depois."

O que é substituição tributária

No ICMS comum, cada empresa da cadeia paga o imposto sobre o valor que ela acrescentou ao produto. A indústria paga sobre a venda ao atacadista, o atacadista sobre a venda ao varejista e o varejista sobre a venda ao consumidor, e cada um desconta o que já foi recolhido na etapa anterior.

Já a substituição tributária concentra toda essa cobrança no começo da cadeia, normalmente nos fabricantes ou importadores. Esse recolhimento é baseado em um preço estimado, já que o preço final, lá na ponta para o consumidor, ainda não existe. Esse preço fictício é calculado usando a margem de valor agregado (MVA), um percentual definido a partir de pesquisas de preço de cada produto. Assim o varejista compra a mercadoria com o imposto já pago lá atrás, a partir desse cálculo, e não recolhe mais nada na venda.

“Isso traz uma facilidade para o Fisco”, explica Sabine Ingrid Schuttoff, sócia do DDSA Advogados. “É muito mais fácil fiscalizar um elo apenas, do que 500 lojinhas que vendem o produto.” No entanto, inicialmente pensado para produtos de cadeia pulverizada, como pneus e tintas, o instrumento se espalhou.

Em São Paulo, por exemplo, o ponto de virada foi entre 2007 e 2008. Antes disso, a ST se limitava a poucos produtos, como bebidas, cimento, veículos, sorvetes e cigarros. Mas, na época, duas novas leis expandiram o mecanismo para abarcar também produtos como ração, materiais de construção, papelaria e até instrumentos musicais. 

Por que os estados estão saindo agora

O fim da ST em São Paulo segue um calendário de portarias da Secretaria da Fazenda e Planejamento (Sefaz-SP). 

Vigência	Principais segmentos
1º/jan/2026	medicamentos, bebidas, lâmpadas, artefatos domésticos, alimentos, bicicletas, papelaria, parte dos eletroeletrônicos
1º/abr/2026	perfumaria e higiene pessoal
1º/jul/2026	bebidas, sorvetes, cerâmicos para construção, papelaria
1º/ago/2026	materiais de construção, eletrônicos, ração pet, produtos de limpeza
1º/out/2026	autopeças, pneus, tintas e vernizes, ferramentas, materiais elétricos

Fonte: Sefaz-SP

Há alguns motivos por trás da decisão já em 2026. O primeiro é a própria reforma. O IBS e a CBS, que substituirão ICMS, ISS, PIS e Cofins, serão cobrados em cada etapa, com crédito amplo e imposto destacado "por fora" na nota fiscal. Ruotolo acredita que o mecanismo pode sobreviver em casos pontuais, como combustíveis, mas, "generalizado do jeito que ficou com o ICMS", tem "os dias contados". Incluisve, os produtos que mais pesam no caixa dos estados, como os combustíveis, por enquanto continuam no regime.

O segundo é tecnológico. "Com a evolução dos registros de operações de forma eletrônica, o Estado possui atualmente condições de fazer uma fiscalização no atacado e varejo de maneira mais eficiente", afirma Ivanildo José de Medeiros, sócio da consultoria tributária do Duque Advogados.

O terceiro é judicial. Em 2016, o Supremo Tribunal Federal (STF) decidiu que é "devida a restituição da diferença do [ICMS] pago a mais no regime de substituição tributária para a frente se a base de cálculo efetiva da operação for inferior à presumida".

Sem juridiquês, a Corte decidiu que, se o produto for vendido ao consumidor por um preço menor do que o Fisco presumiu lá no começo da cadeia (aquele baseado na margem de valor agregado), a empresa tem direito de receber de volta o imposto pago a mais. A decisão abriu uma fila de pedidos de ressarcimento, que nem sempre anda rapidamente.

O preço vai subir ou cair?

Com o fim da ST, o varejista volta a pagar o ICMS como as demais empresas da cadeia. Isto é, calcula o imposto sobre a própria venda, desconta o que já veio embutido na compra e recolhe só a diferença. Assim, há uma mudança no cálculo do imposto, e uma nova obrigação na rotina fiscal desses players. "A carga tributária final vai depender do preço real e não mais do MVA", diz Sabine.

Por isso, "não é possível concluir, apenas pela retirada de produtos da ST, que exista um movimento generalizado de reajustes no franchising", afirma Natan Baril, diretor jurídico da Associação Brasileira de Franchising. Quem vendia com margem acima daquela margem presumida (MVA) na ST tende a pagar mais imposto. Quem vendia abaixo tende a pagar menos.

Imagine, por exemplo, um produto que um varejista compra da indústria por R$ 100, com alíquota de ICMS de 18%.

• Com a ST, lembre que o fisco não espera a venda ao consumidor para saber o preço final. Ele presume esse preço aplicando uma margem presumida, a MVA, que é de 40%. O valor presumido fica em R$ 140, e o ICMS da cadeia inteira em R$ 25,20 (18% de R$ 140). A indústria paga tudo de uma vez: R$ 18 referentes à própria venda e mais os R$ 7,20 antecipados em nome do varejista. Quando o produto chega à loja, o imposto já é considerado como quitado em relação ao fisco, seja qual for o preço real de venda.
• Sem ST, cada um paga a sua parte quando vende. A indústria recolhe os R$ 18 dela. O varejista calcula 18% sobre o preço que de fato cobrou do cliente e desconta os R$ 18 que já vieram na compra. Se supormos que a MVA estava perto da realidade, a venda é de fato por R$ 140, e o varejista R$ 7,20 -- os mesmos se permanecesse na ST. Mas, na prática, nem sempre a MVA corresponde ao preço final praticado, como mostra a decisão do STF. Se a venda ao consumidor for por R$ 160, o recolhimento do varejista é de R$ 10,80. Se, por outro lado, fizer uma promoção e vender por R$ 120, recolhe só R$ 3,60.

Preço de venda ao consumidor	ICMS do varejista com ST	ICMS do varejista sem ST
R$ 120 (em caso de promoção, por exemplo)	R$ 7,20 (antecipado)	R$ 3,60
R$ 140 (considerando que a MVA bata com o preço real final)	R$ 7,20 (antecipado)	R$ 7,20
R$ 160 (caso a MVA seja menor que o preço final real, ou caso o varejista pratique uma margem de lucro maior)	R$ 7,20 (antecipado)	R$ 10,80

Assim, o efeito real depende da prática e do histórico de cada empresa. Segundo Ivanildo, há empresas que vinham pedindo ressarcimento quando vendiam abaixo da base presumida, ou pagando a diferença quando vendiam acima, e outras que tratavam o ICMS-ST como definitivo. "Se estes ressarcimentos ou pagamentos estavam ocorrendo, em tese, o ICMS praticado nos preços já estavam ajustados", diz Ivanildo. Para quem tratava o ICMS-ST como definitivo, sem acertos, "ocorrerá aumento de preços se o índice de MVA for inferior à margem de lucro praticada no varejo, e diminuição de preços no caso oposto".

Como cada produto tem a sua MVA e cada loja pratica margens diferentes, a revisão é item a item, diferente para cada varejista. A concorrência, porém, limita esse movimento: "Nós estamos falando de alguns setores que têm margem apertada, então não conseguem repassar para o consumidor tudo", diz Sabine.

No estoque

Há também os problemas que já foram comprados. Uma mercadoria comprada em setembro, com ICMS-ST embutido no preço, passa a ser vendida em outubro pelo regime normal, com débito do imposto na saída. Sem um ajuste, o mesmo produto pagaria ICMS duas vezes.

Em São Paulo, o procedimento prevê quatro passos para lidar com a questão. Segundo portaria, é preciso levantar o estoque no fim do dia anterior à mudança, elaborar um relatório por mercadoria e escriturar o inventário no Sistema Público de Escrituração Digital. E, por fim, calcular os créditos de acordo com as previsões da portaria.

Para empresas do regime normal, o crédito entra na apuração do ICMS em 12 parcelas mensais, iguais e sucessivas. Ou seja, não há dinheiro devolvido, e sim imposto a menos a pagar ao longo de um ano. "Nem toda situação corresponde a um pedido de devolução em dinheiro aguardando pagamento", diz Natan Baril, da ABF.

O descompasso, de qualquer forma, pesa no caixa. "O débito na venda vai ser então imediato, enquanto que o crédito de estoque entra parcelado", diz Sabine. "No curto prazo pode até faltar capital de giro para os varejistas”. Ela cita como mais expostos os segmentos que giram estoque devagar, como autopeças e pneus, justamente os alcançados pela rodada de outubro.

Há também o risco de perder o crédito por falha formal. A portaria considera zero o crédito do item cuja base de cálculo da ST não puder ser identificada na nota fiscal de entrada. "O cuidado prático é assegurar o tratamento correto dos estoques e acompanhar os valores recuperáveis, evitando perdas por falhas de documentação ou de apuração", diz Baril. 

Simples Nacional

A mudança atinge também os pequenos negócios. No Simples, o ICMS é recolhido dentro do DAS, a guia única do regime, como uma fração do faturamento. Quando vendia um produto com ST, a empresa separava essa receita e não pagava a parcela de ICMS sobre ela, porque o imposto já vinha embutido no custo da mercadoria. Com a saída da ST, essa receita volta a ter ICMS calculado no DAS.

O crédito do estoque também segue regra própria. Em São Paulo, o valor é abatido do ICMS devido partir do mês seguinte à exclusão. Se o crédito superar o imposto do mês, a diferença passa para os meses seguintes.

O resultado final varia de empresa para empresa. "A comparação isolada do valor do DAS não mostra, necessariamente, a variação do custo tributário total da operação", diz Baril. O efeito, segundo ele, deve ser avaliado "considerando o custo de aquisição e o recolhimento na venda".

O momento é especialmente apertado. Até 30 de outubro, as empresas do Simples precisam decidir se vão recolher IBS e CBS pelo regime regular no primeiro semestre de 2027, no chamado Simples híbrido. O prazo vencia em 30 de setembro e foi prorrogado pela. Para quem saiu da ST, "são várias decisões ao mesmo tempo", diz Sabine. Para ela, a empresa do Simples "tem que fazer cálculo com os outros tributos, entendendo cada caso”.

Um produto, regras diferentes 

Como cada estado decide sozinho o que tira da ST e quando, redes com lojas em mais de um estado lidam com uma colcha de retalhos. "Às vezes o mesmo produto pode estar fora da ST em São Paulo e continuar submetido a ela em outro estado", diz Caio. Isso exige revisar o cadastro fiscal de cada item, com códigos por estabelecimento e por destino da operação.

Nas vendas interestaduais, a regra do destino prevalece. Se o produto saiu da ST na origem, mas continua no regime no estado de destino, "haverá o cálculo do ICMS-ST com base nas margens de valor agregado definidas pelo estado de destino", explica Ivanildo. No caso inverso, cabe ressarcimento segundo as regras do estado de origem.

Nas franquias, a complexidade se multiplica. "Duas unidades da mesma rede podem ter repercussões diferentes", diz Baril. "Uma mudança aplicável a determinada unidade não pode ser automaticamente reproduzida em toda a rede." Segundo ele, a saída da ST não obriga a regionalizar preços, mas "um mesmo preço ao consumidor pode produzir margens diferentes entre unidades".