IBS e CBS na nota fiscal: erro poderá travar faturamento a partir de 3 de agosto

A partir da próxima segunda-feira, 3 de agosto, empresas enquadradas no Regime Normal não poderão mais emitir notas fiscais eletrônicas sem preencher corretamente os campos relativos ao Imposto sobre Bens e Serviços (IBS) e à Contribuição sobre Bens e Serviços (CBS), os novos impostos criados pela reforma tributária.

A exigência, que originalmente entraria em vigor no início do ano e foi adiada para agosto, significa que o sistema da Receita Federal e das secretarias de fazenda estaduais vai rejeitar automaticamente qualquer documento que não cumprir essa regra.

Na prática, errar ao preencher os campos pode impedir o faturamento, com impacto direto no fluxo de caixa das empresas que não estão no Simples Nacional.

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Desde janeiro, o preenchimento das alíquotas-teste de IBS (0,1%) e CBS (0,9%) já era possível, mas de forma voluntária e sem qualquer penalidade. A partir do próximo dia 3, a informação preenchida adequadamente passa a ser condição para a nota ser autorizada.

"A obrigatoriedade, além de ser legal, é operacional. Esse é o ponto que realmente está impactando as empresas", diz a advogada e contadora Tatiana Migiyama, professora da Fipecafi e vice-presidente de Reforma Tributária da Associação Brasileira das Companhias Abertas (Abrasca). “As entregas podem ser atrasadas e os contratos podem também sofrer descumprimento por impossibilidade de emissão de documento fiscal. Podemos ter um problema no negócio em si”.

Notas fora do padrão

Segundo dados da Receita Federal, 75% das notas emitidas por empresas do Lucro Real e Presumido em junho já estavam sendo preenchidas dentro do novo padrão. Entre as empresas do Simples Nacional, que só estarão sujeitas à obrigação em janeiro, 8% das notas já traziam as informações.

Preencher, no entanto, não é o mesmo que completar os campos adequadamente – o que de fato evita a rejeição da nota. Segundo nota técnica da Receita, o bloco de informações de IBS, CBS e Imposto Seletivo entra na nota dentro de um novo grupo de campos chamado Grupo UB, repetido item a item. Ou seja, uma nota com 50 itens diferentes pode ter 50 blocos de classificação tributária distintos.

Todo item vai ter pelo menos dois campos: o Código de Situação Tributária, três dígitos que especificam o modo de tributação da operação (integral, diferimento, isenção etc), à semelhança do CST para o atual ICMS; e o cClassTrib, o Código de Classificação Tributária, que liga a operação a artigos específicos da Lei Complementar 214/2025. A tabela de cClassTrib já tem mais de 150 códigos diferentes.

Aqui aparece o primeiro ponto de atenção, já que CST e cClassTrib têm de ser compatíveis, uma vez que o segundo é construído a partir do primeiro. Ao emitir a nota, o sistema tem de estar bem parametrizado para que CST e cClassTrib sejam coerentes entre si. Se, por um erro, o cálculo dos dois campos diferir, a nota já é rejeitada por incompatibilidade.

Por exemplo, o CST 200, que indica alíquota reduzida, pode se desdobrar em dezenas de cClassTrib diferentes – um para alimentos, outro para produtos de saúde, etc. Se o sistema calcular o CST de um jeito e o cClassTrib de outro, a nota fiscal é automaticamente rejeitada.

Para empresas com catálogos extensos, como as de setores de supermercados, por exemplo, mapear todos os códigos já pode ser um trabalho hercúleo, diz João Eloi Olenke, presidente-executivo do Instituto Brasileiro de Planejamento e Tributação (IBPT).

Além desses dois primeiros campos, cada item tem que carregar a base de cálculo de IBS e CBS. Por enquanto, em 2026, essas alíquotas são fixas e simbólicas, de 0,1% para o IBS (dividido entre UF e município) e 0,9% para a CBS. Mas, conforme a transição avançar, esses campos também vão exigir atenção.

E ainda há os blocos condicionais. Dependendo da dupla de CST e cClassTrib, segundo a nota técnica da Receita, há obrigação ou proibição de preenchimento de mais campos.

Por exemplo, o campo gDif (diferimento) é obrigatório para operações com postergação do tributo. Já o gDevTrib (devolução de tributo) é usado para o mecanismo de cashback em energia elétrica, água, esgoto e gás natural. E assim por diante para cada situação específica: desde operações com combustíveis até compras de veículos usados.

Dessa forma, preencher corretamente os novos campos da nota fiscal passa por interpretar juridicamente a lei complementar para entender se ela se aplica àquela operação, garantir a compatibilidade entre CST e cClassTrib e se atentar aos possíveis campos condicionais. Os sistemas de ERP, softwares que integram áreas fiscais e financeiras, tendem a ser atualizados de acordo com as notas técnicas, o que ajuda nessas tarefas.

Mas, se o fornecedor de software não atualizar o sistema corretamente, o erro se repete em todas as notas emitidas. E, com as tabelas de códigos e regras de validação mudando rapidamente em poucos meses, é necessário que as equipes de TI estejam atentas. “Um escritório de contabilidade faz a contabilidade. Mas a área tecnológica da empresa e o ERP têm de ser excelentes também, e tudo isso é caro”, diz Olenke, do IBPT.

Riscos nos testes

A boa notícia é que, no papel, 2026 é um ano neutro do ponto de vista de arrecadação: como as alíquotas somam apenas 1% e servem apenas como marcação no período de teste, o valor pode ser integralmente compensado no PIS e na Cofins que a empresa já paga todo mês. Ou seja, a carga tributária efetiva não muda. Há ainda um prazo de 60 dias, contados a partir da notificação, para a empresa corrigir eventuais inconsistências antes de sofrer alguma punição.

O problema é o risco embutido nessa fase de testes. As empresas que cumprirem corretamente as obrigações acessórias, isto é, emitirem os documentos fiscais dentro do novo padrão, estão dispensadas do recolhimento. Quem não conseguir, por outro lado, pode ser cobrado retroativamente pelo tributo.

A Receita Federal tem sinalizado que não pretende realizar a cobrança durante o período de testes, mas, como lembra Tatiana Migiyama, essa é uma posição verbal, sem previsão expressa em norma até o momento. Questionada pela EXAME sobre esse ponto, a Receita Federal não respondeu. O espaço segue aberto.

As multas por descumprimento de obrigação acessória não são simbólicas. Segundo cálculo de Tatiana Migiyama a partir do artigo 341-G da Lei Complementar 227/2026, entregar em atraso ou deixar de registrar corretamente um documento fiscal já gera multa de R$ 4 mil por período, que sobe para R$ 6 mil em caso de intimação prévia.

Casos mais graves, como manter instalado sistema que permita emissão de documento fiscal com supressão de tributo, chegam a R$ 20 mil por equipamento e a R$ 30 mil por equipamento para quem desenvolve ou fornece esse tipo de solução a terceiros.

O custo de mudar

Navegar pelas dúvidas da transição também tem um preço. Segundo estimativa do Sebrae e da Fenacon, o custo inicial de adequação à fase da transição fica entre R$ 15 mil e R$ 80 mil por empresa, variando conforme o porte e complexidade do sistema. As entidades também projetam aumento de 20% a 40% no tempo dedicado às obrigações fiscais nos primeiros 12 a 18 meses, e um crescimento anual de 8% a 15% nos gastos com contabilidade e tecnologia fiscal.

Segundo cálculos de Tatiana Migiyama, todas as novas frentes de obrigação (apuração assistida separada de CBS e IBS, conciliação entre plataformas,, cClassTrib, entre outras) devem significar um salto de 20% a 35% sobre as 1.493 horas anuais que, segundo estudo do Banco Mundial. Ou seja, serão cerca de 2 mil horas por ano apenas para conformidade fiscal.

A demanda por mão de obra também deve aumentar. Segundo pesquisa da empresa de recrutamento Robert Half com 100 profissionais envolvidos na implementação da reforma, 58% das empresas planejam abrir ao menos três vagas nas áreas fiscal, contábil e de TI, e um terço das grandes companhias estima contratar cinco novos profissionais. “A reforma tributária é a Copa do Mundo dos contadores”, diz Antonio Carlos Santos, do Sescon-SP. “Nós vamos ficar sete anos em transição, mas tem lá um potinho de ouro no final do arco-íris depois desse período”.

Possibilidade de adiamento

Na última sexta-feira (24/7), o governo prorrogou para 1º de janeiro de 2027 a obrigação de inscrição no CNPJ e de emissão de documentos fiscais por pessoas físicas, nanoempreendedores, transportadores autônomos de carga e produtores rurais. Outro adiamento pode vir também para a obrigatoriedade do preenchimento de IBS e CBS para os demais contribuintes, segundo fontes ouvidas pela EXAME.

Isso porque a pressão não vem só do setor contábil e jurídico. Em 16 de julho, entidades como a Associação Brasileira de Tecnologia para o Comércio e Serviços (Afrac) e a Associação Brasileira das Empresas de Software (ABES), que representam as empresas de tecnologia responsáveis por desenvolver os sistemas emissores, enviaram ofício ao ministro da Fazenda, Dario Durigan, reclamando da falta de um ato conjunto formal de harmonização entre as regras do IBS e da CBS. "Eu entendo o setor de TI, não é possível fechar a parametrização antes que a regulamentação esteja mais clara”, diz Migiyama.

O gargalo também pode estar do lado do governo, diz Antonio Carlos Santos, presidente do Sindicato das Empresas de Serviços Contábeis e das Empresas de Assessoramento, Perícias, Informações e Pesquisas (SESCON-SP). "Há já uma certa adaptabilidade por parte das empresas [nas notas fiscais de produto], porque as Danfes estaduais já têm uma facilidade maior. Mas as prefeituras, de forma geral, estão com uma certa dificuldade de fazer a adaptação dos campos. E são 5.500 prefeituras pelo país”.

O desalinhamento com os municípios já aparece em outras questões relacionadas à reforma. Se a obrigação de inscrição no CNPJ e de emissão de documentos fiscais por pessoas físicas foi prorrogada pelo governo federal, a prefeitura de São Paulo, por uma normativa, revogou a faculdade de profissionais liberais e autônomos continuarem emitindo apenas RPA (Recibo de Pagamento a Autônomo) em vez de nota fiscal. “Agora, os municípios estão colocando essa obrigatoriedade a partir de agosto, enquanto no âmbito do IBS e da CBS, esses profissionais liberais não precisam mais emitir nota fiscal somente a partir de 2027. É um limbo”, aponta Migiyama.

Efeitos no Simples

Mesmo que as empresas optantes pelo Simples só sejam obrigadas a cumprir com o preenchimento dos novos impostos a partir de janeiro do ano que vem, elas também podem ser afetadas pela mudança de agosto. Como o novo sistema de IBS e CBS funciona sob a lógica de crédito pleno e não cumulativo, uma empresa do Regime Normal só consegue se creditar do imposto pago a um fornecedor se a nota dele estiver corretamente classificada.

Isso cria um incentivo direto para privilegiar fornecedores já adaptados às novas regras, diz João Eloi Olenike, presidente-executivo do IBPT. “Quem tem bastante crédito paga menos imposto. E se você não é capaz de emitir a nota dentro dos novos parâmetros, você vai ser expulso da cadeia”.

Antonio Carlos Santos, presidente do Sescon-SP (Sindicato das Empresas de Serviços Contábeis e das Empresas de Assessoramento, Perícias, Informações e Pesquisas no Estado de São Paulo), diz que o Simples é justamente o regime tributário mais rigoroso em conformidade, mas suas empresas vão estrear a obrigatoriedade sem terem passado pelo período de testes de 2026, o que, na avaliação dele, pode “jogar” companhias historicamente cumpridoras “dentro da cova dos leões” logo na entrada em vigor.