Menos inércia, mais caixa: o poder do Orçamento Base Zero em tempos incertos

Por Marcio D. Berstecher, professor da EXAME Saint Paul e sócio da RSM Consultoria e Auditoria

“Crise é um passe livre para ser agressivo e atacar custos.” “A primeira coisa que se deve fazer para sair do buraco é parar de cavar e isso, em uma empresa, às vezes quer dizer parar de investir no que não tem rentabilidade.”

As duas frases, ouvidas recentemente de executivos de grandes grupos, ilustram o desafio imposto às empresas pelo panorama econômico desfavorável e relativamente incerto no país. Apesar da previsão de crescimento do PIB próxima de 2% neste ano, a manutenção da taxa de juros em patamares elevados aumenta a pressão sobre os resultados das companhias.

Juros altos expõem o excesso de gastos nas empresas

A redução rápida e a posterior elevação da taxa de juros, medida pela Selic/CDI, observada nos últimos anos alterou significativamente o ambiente financeiro das empresas brasileiras. A taxa saiu de 4,5% ao ano em dezembro de 2019 para 2% em dezembro de 2020, durante a pandemia, e depois saltou para 9,25% em dezembro de 2021 e 15% em dezembro de 2025.

Esse movimento contribuiu para aumentar a alavancagem das empresas e, consequentemente, a necessidade de gerar um resultado operacional maior para fazer frente às despesas financeiras. Ainda que, no geral, as companhias não tenham chegado aos patamares superiores a três vezes o “Net Debt/EBITDA” observados em 2015 e 2016 entre empresas de capital aberto, o cenário atual exige maior atenção à estrutura de custos.

Depois da redução dos juros até 2020, muitas empresas também se deixaram levar pela euforia, com estruturas administrativas inchadas, excesso de funcionários e atividades que perderam relevância ao longo do tempo.

O custo de manter estruturas que perderam sentido

Nesse contexto, não é necessariamente errado assumir que determinados gastos poderiam ter sido evitados ou que alguns deles podem ser reduzidos no cenário atual.

Há atividades que não geram valor, despesas para as quais não houve uma análise adequada de custo-benefício e funções que foram criadas em determinado momento porque eram necessárias, mas que hoje podem não se justificar sob a mesma lógica.

O desafio, portanto, não está apenas em reduzir despesas, mas em identificar quais gastos efetivamente contribuem para o funcionamento e os resultados da empresa.

Orçamento Base Zero obriga empresa a justificar cada gasto

O Orçamento Base Zero (OBZ), ou Zero Based Budgeting (ZBB), é uma metodologia antiga e complexa de implementar que propõe uma mudança na forma como as empresas planejam e elaboram seus orçamentos.

Apesar do nome, o conceito vai além de simplesmente “partir do zero”.

A ideia é não projetar receitas e despesas automaticamente com base no orçamento ou nos resultados anteriores. Cada gasto precisa ser analisado e justificado de acordo com sua necessidade e contribuição para a organização.

Algumas empresas, aliás, procuram esvaziar o conceito ao afirmar que “aqui já se faz tudo do zero”. O exercício de reavaliar as despesas é, de fato, parte fundamental da metodologia, mas o OBZ também busca criar uma cultura de gestão de custos em diferentes níveis da organização.

Segundo estudos recentes, a metodologia pode contribuir para uma redução de 10% a 25% nas despesas gerais e administrativas.

Por que implementar o OBZ exige apoio da liderança

A implementação, no entanto, é complicada, leva tempo e também exige recursos. Apenas o estabelecimento do “limiar”, ou nível mínimo de despesas necessário para a operação, o chamado “must have”, pode demandar um esforço considerável.

Também é preciso determinar quais gastos são incrementais, os chamados “nice to have”, além de estabelecer critérios para priorizar os recursos.

Essa etapa pode ser particularmente sensível porque decisões sobre orçamento podem envolver disputas internas. Relacionamento político e capacidade de argumentação podem acabar favorecendo determinadas áreas em detrimento de outras.

O primeiro grande expoente da metodologia, Peter Pyhrr, defendia que grande parte dos problemas associados à implantação do OBZ poderia ser eliminada ou minimizada por meio de uma administração eficaz do processo, de forma que os benefícios compensassem os desafios de implementação.

Na prática, isso passa pelo envolvimento da alta liderança, no modelo conhecido como “top-down sponsorship” ou “top-down approach”.

Nem todo gasto precisa ser eliminado

O princípio por trás do OBZ é simples: a empresa deve avaliar o que é realmente necessário e direcionar os recursos para onde eles geram mais valor.

Isso não significa que a metodologia precise ser aplicada à organização inteira. Uma empresa pode adotá-la inicialmente em uma divisão ou em determinados departamentos, por exemplo.

O objetivo também não deve ser simplesmente cortar despesas. Ao eliminar o chamado “non-working money”, recursos podem ser transferidos de uma área para outra ou uma despesa considerada desnecessária pode ser convertida em investimento ou Capex.

Essa lógica permite que a empresa preserve recursos necessários para se preparar para uma eventual retomada mais forte das atividades, em vez de simplesmente reduzir investimentos de maneira indiscriminada.

OBZ cria uma reserva de eficiência para momentos difíceis

Em períodos de maior incerteza, juros elevados e aumento dos casos de recuperação judicial e extrajudicial, empresas precisam avaliar com atenção como reduzir ou realocar seus gastos operacionais.

O Orçamento Base Zero pode funcionar, nesse contexto, como uma ferramenta para identificar despesas que perderam relevância, estabelecer um nível mínimo de operação e definir previamente quais recursos podem ser reduzidos caso o cenário se deteriore.

Mais do que um mecanismo de corte, o OBZ permite criar critérios para decidir onde o dinheiro da empresa deve estar. Em momentos de pressão sobre receitas e margens, essa disciplina pode ajudar a companhia a preservar recursos essenciais e direcionar investimentos para as áreas com maior potencial de geração de valor.